В соответствии со сложившейся в нашей стране деловой практикой повсеместно принято считать, что документ без печати - категория сомнительная, и только отметка на документе этого «атрибута власти» придает ему действительную юридическую силу. Наличие на документе оттиска печати требуют и партнер - контрагент, и банк, и должностные лица государственных органов, с которыми постоянно приходится сталкиваться любому предприятию и предпринимателю.
Поэтому, на документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.
В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).
Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается.
Простые печати (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.
Примерный перечень документов, на которых ставится печать:
1. Акты (приема выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).
2. Архивные справки.
3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)
4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)
5. Командировочные удостоверения.
6. Положение об организации.
7. Письма гарантийные.
8. Сметы расходов.
9. Удостоверения.
10. Устав организации.
11. Штатные расписания
12 Приказы по основной деятельности и выписки из них
13 Приказы по личному составу и выписки из них
14 Приказы по отпускам и командировкам и выписки из них
Организации, предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях.
Например, в соответствии с постановлением Правительства Москвы от 17 сентября 2002 г. N 754-ПП "О Регламенте Правительства Москвы" (с изменениями от 28 октября 2003г., 25 мая, 10 августа, 5 октября, 7 декабря 2004г.) http://www.moskvaimir.mos.ru/records/statement/3074.html
Гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется подпись Мэра на законах города Москвы; удостоверениях мировых судей города Москвы; доверенностях, уполномочивающих представить интересы Мэра; договорах, заключенных от имени Мэра; документах финансового характера, благодарностях Мэра, дипломах к премиям города, документах к наградам и почетным званиям города и т.д.
Гербовой печатью "Правительство Москвы" заверяется подпись Мэра и членов Правительства на документах, требующих особого удостоверения: доверенностях, уполномочивающих представлять интересы Правительства; почетных грамотах Правительства; представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации; банковских счетах; документах финансового характера; договорах, заключенных от имени Правительства; командировочных удостоверениях командированных в Правительство и т.д.
Гербовой печатью "Аппарат Правительства Москвы" удостоверяется подпись руководителя Аппарата Правительства, первого заместителя, заместителей руководителя Аппарата Правительства, управляющего делами Правительства Москвы на доверенностях; на командировочных удостоверениях командированных в Правительство, Аппарат Мэра и Аппарат Правительства; командировочных удостоверениях командированных сотрудников Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, сводной номенклатуре дел Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, и т.д.
Гербовой печатью "Финансово-хозяйственное управление Мэрии Москвы" удостоверяется подпись управляющего делами Правительства, руководителя Финансово-хозяйственного управления и его заместителей, главного бухгалтера на документах, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, договорах, трудовых книжках сотрудников Финансово-хозяйственного управления.
Гербовой печатью "Городской благотворительный совет" удостоверяются финансовые документы Совета, паспорта благотворительных организаций, сертификаты благотворительных программ, выписки из решений Совета и т.д.
Печатью "Управление государственной службы и кадров Правительства Москвы" удостоверяются:
Подписи руководителей и сотрудников Управления на трудовых книжках, различных справках кадрового характера; на копиях документов, составляющих "личные дела" должностных лиц органов исполнительной власти города, сотрудников Аппарата Мэра и Аппарата Правительства;
Подписи руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата Правительства на командировочных удостоверениях командированных в Правительство, Аппарат Мэра и Аппарат Правительства; характеристиках; доверенностях и т.п.
Печатью "Протокольный отдел Правительства Москвы" удостоверяются копии распорядительных документов Мэра, Вице-мэра, Правительства, членов Правительства.
Печатью "Объединенная коллегия исполнительных органов государственной власти Москвы и Московской области" заверяются решения, копии решений и выписки из решений коллегии.
Печатью "Архив Правительства Москвы" удостоверяется подпись заведующего Архивом Правительства или исполняющего его обязанности при заверении соответствия выданных из архива копий документов подлинникам, хранящимся в архиве, а также на архивных справках, составленных на основании хранящихся в архиве документов.
Печать "Для пакетов" Правительства используется при приеме и отправке корреспонденции Правительства.
Печатью "Для справок" Аппарата Правительства заверяется подпись первого заместителя руководителя Аппарата Правительства на справках, выдаваемых государственным служащим города Москвы.
Печати "Для пакетов" и "Для документов" Первого управления Правительства используются в делопроизводстве Первого управления Правительства, хранятся там же.
Печати "Второе управление Правительства Москвы" и "Для пакетов" Второго управления Правительства используются в делопроизводстве Второго управления Правительства, хранятся там же.
Вместе с тем российское законодательство в ряде случаев специально оговаривает скрепление подписей печатью.
В соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ (далее - ГК) договор - это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, к которому применяются правила о дву- и многосторонних сделках (ст. 420 ГК).
Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если ГК и иными актами законодательства для договоров какого - либо вида не установлена определенная форма (ч.1 ст.434 ГК).
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ч.2 ст.434ГК).
Итак, скрепление подписей сторон печатями не упоминается как обязательный элемент соблюдения письменной формы заключения договора.
Обратимся к общим положениям о сделках и их формах. Согласно абз.1 ч.1 ст. 161 0ГК сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами.
В соответствии с абз.3 той же части 1 ст.161 ГК законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.) и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162 - стороны в подтверждение сделки не смогут ссылаться на свидетельские показания).
Таким образом, скрепление подписей сторон договора либо уполномоченных представителей сторон является обязательным только в случаях, если это прямо предусмотрено законодательством либо соглашением сторон (например, в тексте договора сказано: «договор подписывается уполномоченными представителями обеих сторон, подписи которых скрепляются их печатями»). Основным нормативным правовым актом, регулирующим отдельные виды договоров, является тот же ГК, который в своей особенной части, посвященной регулированию каждого вида гражданско - правовых договоров, нигде не содержит оговорки об обязательности наличия печатей сторон.
Обязательность наличия на договоре печати, установленная законодательно, в большинстве случаев связана с существованием особых форм удостоверения договоров в РФ.
Например, когда речь идет о сделках, удостоверяемых нотариусом (на договоре ставится печать нотариуса), сделках, удостоверяемых профучастником рынка ценных бумаг (печать на договоре профучастника рынка ценных бумаг как доказательство регистрации им данной сделки) и т.д.
Во всех этих случаях имеется в виду печать не стороны по договору, а некоего лица, уполномоченного государством осуществлять функции такого специального удостоверения договоров.
Доверенность.
В отношении доверенности все максимально ясно и однозначно - согласно ч.5 ст.185 ГК «доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации.»
Поскольку статья не конкретизирует, к каким по содержанию доверенностям относится ее требование, считаем, что оно справедливо для любой доверенности, выдаваемой от имени юридического лица.
Таким образом, печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Итак, поскольку печать должны иметь все организации, то возникает только один вопрос: на каких документах она должна обязательно присутствовать? Целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах. Какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати. Рассмотрим некоторые из них.
Договор
Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, иногда включают в текст самого договора. В этом случае отсутствие печати может повлечь:
Признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания;
Признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре.
Приведем выдержку из договора, в котором оговорено условие о необходимости печати.
9. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.
Покупатель: Продавец:
Генеральный директор ООО "Альфа" Генеральный директор ООО "Гамма"
Иванов Иванов И.И. Петров Петров В.П.
Печать ООО "Альфа" Печать ООО "Гамма"
Оттиск печати лучше проставлять таким образом, чтобы он захватывал не всю подпись, а только ее часть.
Доверенность
Печать является обязательным атрибутом доверенности, выданной от имени юридического лица. Без нее доверенность является недействительной.
Первичка
Расходы, принимаемые для целей налогообложения, и вычет по НДС обязательно должны быть подтверждены первичными документами. Все обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в Законе о бухучете. Оттиска печати среди них нет. Однако если для первичного документа утверждена унифицированная форма (например, для товарной накладной - унифицированная форма N ТОРГ-12), то применять нужно именно ее. И если в ней такой реквизит, как оттиск печати, предусмотрен, а его там не будет, то такой документ налоговики могут счесть составленным с нарушениями, что, в свою очередь, может повлечь отказ в вычете НДС или признании расходов. Если не хватает оттиска своей печати, то организация может исправить это в любой момент, поставив его на документе. А вот если нет оттиска печати контрагента, то с проставлением его, особенно после исполнения сделки, могут быть проблемы. И тогда претензии налоговиков можно снять в суде. Ведь Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации являются лишь подзаконными актами. И отсутствие печати на документах, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), не свидетельствует о безвозмездном их приобретении. Такие споры случаются редко. И есть суды, которые встают на сторону налогоплательщиков.
Если же унифицированной формы документа нет и вы применяете самостоятельно разработанную форму первичного документа - печать тем более можно не ставить. Но тогда не включайте в эту форму реквизит "Место печати".
Что касается унифицированных форм первички по учету труда и его оплаты, проставлять печать обязательно лишь на следующих документах:
Командировочном удостоверении (форма N Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы;
Акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.
В остальных унифицированных формах первичных кадровых документов (приказах, табелях учета рабочего времени, расчетно-платежных ведомостях) печать ставить не нужно.
Счет-фактура
НК РФ не требует наличия печати на счете-фактуре.
Но вот когда в счет-фактуру вносятся исправления, их нужно заверить подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения.
СЧЕТ-ФАКТУРА N -- от "-" ----------------------- (1)
|
Наименование |
Еди- |
Коли- |
Цена |
Стоимость |
В том |
Нало- |
Сумма |
Стоимость |
Страна |
Номер |
|
Удобрение |
||||||||||
|
Всего к оплате |
||||||||||
Никитин (Никитин В.А.) Алексеева (Алексеева Т.П.)
Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.) Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)
Исправлено: в графе 4 - 40 на 45
в графе 5 - 2000 на 2250
в графе 8 - 360 на 405
в графе 9 - 2360 на 2655
Руководитель организации Никитин Никитин В.А.
Печать ООО "Василек"
Документы, представляемые в налоговые органы
На отчетности, заявлениях, сопроводительных письмах, представляемых в ИФНС, оттиск печати обязательно должен быть, иначе налоговики просто не примут эти документы.
При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у вас документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. Поскольку в ИФНС представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью.
Трудовая книжка
Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжки. Проставлять ее необходимо:
При оформлении трудовой книжки - на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;
При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника - на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения.
Причем в этих случаях может быть поставлена как печать самой организации, так и штамп кадровой службы.
Кроме того, при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в организации, заверяются печатью работодателя.
Вот так заверяются записи за время работы в организации.
Сведения о работе
|
N |
Сведения о приеме на |
Наименование, |
|||
|
Общество с ограниченной |
|||||
|
ответственностью |
|||||
|
"Булочка" |
|||||
|
(ООО "Булочка") |
|||||
|
Принята на должность |
|||||
|
бухгалтера |
|||||
|
Переведена на должность |
|||||
|
заместителя главного |
|||||
|
бухгалтера |
|||||
|
Уволена по собственному |
|||||
|
желанию, пункт 3 |
|||||
|
части 1 статьи 77 |
|||||
|
Трудового кодекса |
|||||
|
Российской Федерации |
|||||
|
Инспектор отдела кадров |
|||||
|
Волкова В.Л. Волкова |
|||||
|
Печать ООО "Булочка" |
|||||
|
С записями в трудовой |
|||||
|
книжке ознакомлена |
|||||
|
Васильева Васильева |
|||||
Если документ составляет предприниматель
В отличие от организаций, предприниматели иметь собственную печать не обязаны. Ведь ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не предъявляет такого требования к предпринимателям. Но законодательство и не запрещает предпринимателям завести собственную печать, если они захотят ее использовать. Суды также подтверждают, что иметь печать или нет - это личное дело каждого предпринимателя. Например, часто бывает, что предпринимателю приходится заводить печать из-за того, что контрагенты хотят видеть ее на составляемых им документах. И ему проще и выгоднее выполнить такую просьбу, чем терять этих контрагентов и искать новых. Да и некоторые нормативно-правовые акты предусматривают обязательное наличие печати на определенных документах, составляемых предпринимателями. Однако то, что каким-либо нормативно-правовым актом, утвердившим форму документа, предусмотрен такой реквизит, как оттиск печати, не означает обязанности предпринимателя ее иметь.
Если возникают сомнения, нужна ли на документе печать, то лучше ее поставить. Ведь даже если законодательство не предусматривает проставления печати на документе, а вы это сделаете, то вы ничего не нарушите.
Какие документы должны быть в организации для работы с конфиденциальной информацией? Как организовать работу так, чтобы исключить ее утечку? Как правильно знакомить сотрудников с правилами работы с конфиденциальной информацией?
Об этом поговорим в этой статье.
Коммерческая организация сама должна организовать работу с конфиденциальной информацией так, как будет правильно для нее. Потому что состав конфиденциальной информации в каждой организации, будет разным. Одна компания защищает коммерческую тайну, другая — только персональные данные, в третьей действует нотариальная тайна. В государственных организациях свои правила работы с дсп-документами.
Но есть документы, которые помогут организовать работу с конфиденциальной информацией для любой организации. Если они будут составлены, введены и ими будут пользоваться, то работу с конфиденциальной информацией будет легко наладить.
Документы для работы с конфиденциальной информацией:
09 августа, 2019
Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?
Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.
Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.
Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:
05 июня, 2019
Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».
Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.
Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.
13 мая, 2019
Некоторые слова мы настолько привыкли писать с большой буквы, что факт, что их можно и даже нужно писать с маленькой вызывает удивление. Поэтому давайте вместо привычек следовать правилам.
День рождения
Оба слова пишутся с маленькой буквы. Да, что для эмоциональности и обозначения важности события мы можем написать их с большой буквы, но с точки зрения русского языка это неверно.
Мы поздравляем Вас с днем рождения!
Я отметил свой день рождения в дружной компании.
10 апреля, 2019
В отличие от употребление штампов и канцеляризмов даже в официально-деловом стиле нежелательно. Они засоряют и утяжеляют текст, делая его сухим и неинтересным.
Читатель не понимает что на самом деле скрывается за этими выражениями и воспринимает текст как отписку или набор слов. Поэтому тексты с обилием штампов и канцеляризмов не читают, а пробегают глазами, пытаясь зацепиться за что-то действительно важное. И даже интересная информация может остаться незамеченной.
Да, употребление штампов в официально-деловом стиле более оправдано, чем в разговорном, художественном или публицистическом. Это связано с тем, что зачастую функция документа не привлечь внимание читателя к тексту, а просто «отписаться», донести информацию.
Однако если мы будем писать документы более понятными языком и читатель, и автор от этого только выиграют. Понятный, краткий, лаконичный текст — это уважение к читателю, а значит возможное начало сотрудничества.
Речевое клише — это шаблонная фраза, которая легко воспроизводится в определенном контексте.Речевые клише ускоряют и облегчают процессы коммуникации. Да, да, деловая переписка — это тоже способ коммуникации. Нам удобнее написать готовую формулу и знать, что она будет понятна другой стороне.
Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.
Как использовать печати в организации
Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.
Важно знать:
- Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
- Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Основные виды печатей
По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).
Печати в государственных организациях
В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности - наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.
Печати в коммерческих организациях
В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).
Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.
Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.
Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.
На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»
Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями
В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.
- акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
- архивные справки;
- архивные копии;
- доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
- договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
- заключения и отзывы;
- заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
- исполнительные листы;
- командировочные удостоверения;
- нормы расхода;
- образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
- письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
- поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
- положения об организациях;
- представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
- реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
- сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
- соглашения;
- справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
- спецификации (изделий, продукции и т.д.);
- титульные списки;
- удостоверения;
- уставы организаций;
- штатные расписания.
Оттиски вспомогательных печатей проставляется:
- для заверения справок;
- на копии документов;
- на выписки из документов;
- учетные документы и др.
Как использовать штампы в организации
Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.
Штампы бывают нескольких видов:
- угловой (адресный);
- регистрационный;
- ограничения права доступа;
- с реквизитами организации;
- маркировочные.
Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.
Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штамп с реквизитами предприятия , как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.
Как хранить печати и штампы
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Как вести учет печатей и штампов
Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. ).
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.
Замена и приобретение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.
В акте должны быть указаны:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печатей и штампов;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- способ уничтожения;
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.
Кто несет ответственность за печати и штампы
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.
Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.
Т.В. Войцехович
консультант по вопросам
делопроизводства
Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.
В ГОСТ Р 6.30–2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался «печать»), новое название - «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.
Технические требования к гербовым печатям - их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам - изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.
Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.
Какие бывают печати?
Гербовые. Согласно федеральному конституционному закону «О государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 (в редакции от 12.03.2014) государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.
И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.
Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).
Каким документом закрепляются печати в организации?
В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем и имеет следующие разделы:
- перечень печатей, используемых в организации;
Места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
Порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении
В инструкции также определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
В инструкции также должен быть закреплен перечень печатей, который включает:
Название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати (разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается);
Должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.
Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.
Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.
Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.
Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.
Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.
Где ставится печать?
Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати организации):
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).
Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).
Исполнительные листы.
Нормы расхода.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Переписка с заграничными представительствами.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д.).
Положения об организациях.
Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору).
Соглашения.
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).
Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
Титульные списки.
Удостоверения.
Уставы организаций.
Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.
